今回は、沖縄でビル管理・清掃業務・人材派遣を手がけるシンヤファシリティグループ株式会社様に、公式LINEアカウントの構築とシフト管理システムの導入を行いましたので、その内容と効果をご紹介します。
▶ 会社サイト：https://www.shinyafacility.com/
シンヤファシリティグループ株式会社について
「誇りを持って、見えない仕事に挑む」を企業姿勢に掲げ、ビル管理・客室清掃・パブリック清掃などを提供する会社です。週1日〜5日の柔軟なシフト制で、ワーキングマザーをはじめ多様な人材が活躍しています。スタッフ数が多く、シフトが複雑になりやすいのが業種的な特徴です。
導入前の課題
- シフト調整に毎週多大な時間がかかっていた——スタッフの希望シフトを電話・LINEで個別に集めて手動で表を作成しており、管理者の作業が週に数時間に及んでいた
- 連絡の抜け漏れが発生していた——個人LINEで各スタッフと個別にやりとりしているため、急な変更や一斉連絡が行き届かないケースがあった
- シフト変更の対応に手間がかかっていた——当日欠員が出た際に代替スタッフを探す連絡が複数のアプリ・電話に分散し、対応が遅れることがあった
- スタッフへの情報共有が属人化していた——現場ごとの注意事項や会社からのお知らせが担当者経由でしか届かず、全スタッフへの周知に時間がかかっていた
RAIZONが構築したシステム
①LINE公式アカウントの構築
スタッフ全員が友だち登録する社内向けLINE公式アカウントを構築しました。個人LINEではなく公式アカウントを窓口にすることで、情報の一元管理が実現しました。
- 一斉配信機能——全スタッフ・現場別グループへのお知らせをLINEから一括送信
- 自動返信設定——「シフト」「休み」などのキーワードに対して自動でフォームURLや手順を案内
- リッチメニュー——シフト提出・緊急連絡・FAQ・給与明細確認などの導線をトーク画面下部に配置
②シフト管理システムの構築
スタッフがLINEからシフト希望を提出し、管理者が確認・承認・一覧出力できる仕組みを構築しました。
- スタッフ側——LINEのリッチメニューからフォームにアクセスし、希望日・時間帯・現場を選択して送信するだけ。スマホ1台で完結
- 管理者側——提出されたシフト希望が管理画面に自動集約。確定シフトをLINEで一斉通知でき、ExcelやGoogleスプレッドシートへの出力にも対応
- 欠員アラート——シフトが埋まっていない日に管理者へ自動通知し、早期に対応できる仕組みを実装
導入後の改善効果
シフト作成時間が週あたり約3時間削減
個別に電話・LINEで希望を集めていた作業がフォーム自動集約に変わり、管理者のシフト作成にかかる時間が大幅に短縮されました。
連絡の抜け漏れがほぼゼロに
個人LINEでの個別やりとりから公式アカウントの一斉配信に切り替えたことで、「知らなかった」「連絡が来ていなかった」というトラブルが激減しました。
当日欠員への対応速度が向上
欠員発生時にLINEで対応可能なスタッフへ一斉打診できるようになり、代替スタッフが見つかるまでの時間が大幅に短縮されました。
スタッフの満足度向上
「シフトをスマホから簡単に出せる」「急な変更もLINEですぐわかる」とスタッフからの評判も良く、定着率の改善にも貢献しています。
まとめ
スタッフ数が多く、シフトが複雑になりがちなサービス業・清掃業・介護・飲食業などの事業者様にとって、LINEとシフト管理システムの連携は特に効果が大きい施策です。
RAIZONでは、業種・規模に合わせたLINE構築とDXツールの導入をワンストップでサポートしています。「うちも似たような課題がある」とお感じの方は、ぜひお気軽にご相談ください。初回相談・お見積もりは無料です。
